竹橋駅5分/神保町駅10分
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会社を設立する際には、商号や事業の目的、住所などの基本規則などを記載した定款を作成しなければなりません。この会社設立をする上で必要な定款には、紙の定款と電子定款の２種類があります。
電子定款の場合は、収入印紙代の約4万円が不要になるため費用を抑えることができます。そのため、電子定款を利用する会社が増えています。ただし、自分で電子定款を作る場合は、専用機材やソフトが必要になります。
この記事では、自分で電子定款を作成するための５ステップ、電子定款のメリット・デメリット、電子定款を利用する場合の流れを解説します。
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目次
定款は会社の基本情報や規則を記載したもので、会社設立時に作成が必須です。作成した定款は、役場で認証を受ける必要があります。
この定款を、紙ではなく電子ファイル形式で作成・保存するのが電子定款です。作成には、後述する専用の機材などが必要になります。
電子定款と紙定款では、作成・保存媒体が違います。紙定款は紙で印刷したものに捺印をして作成・保存するのに対し、電子定款はPDF化したファイルに電子署名をしてデータで保存します。
また、紙定款は役場の認証を受ける際に収入印紙代がかかりますが、電子定款では収入印紙代がかからないことも大きな違いです。ただし、電子定款では後述する専用機材やソフトが必要になるため、これらを新たに購入する場合は費用が発生します。
電子定款は紙での手続きが発生せず、オンラインで手続きが完了します。電子定款のメリットを解説します。
紙定款は印紙税法の対象となるため、役所への申請時に印紙代4万円がかかります。電子定款では、この印紙代4万円が発生しません。
4万円の費用を削減できることは、電子定款のもっとも大きなメリットです。ただし、紙定款、電子定款に関わらず公証人手数料は3万円～5万円かかるため注意してください。
電子定款では、役場への提出を専用の申請フォームから行います。また、基本的にはやり取りがメールや電話です。また、紙定款は発起人全員の署名が必要ですが、電子定款は代表者の電子署名のみで申請できます。定款作成にあたっての手間が少ないことがメリットです。
紙での手続きが発生せず、オンラインで手続きが完了する電子署名ですが、メリットもあればデメリットも存在します。電子定款のデメリットを解説します。
紙定款の場合は、定款内容に誤りがあった際に訂正印を用いて修正が可能です。一方で、電子定款では申請後に修正や変更ができません。
変更や修正をおこなう場合は再申請となり、公証人手数料3万円～5万円をもう一度支払う必要があります。そのため、申請前に役場へ作成した定款をメールやFAXで送付し、内容の確認をしてもらいましょう。
電子定款自体は、Wodrなどで作成してPDF化します。ただし、電子定款として申請するにはPDF化したファイルへの電子署名が必要です。
PDFファイルへの電子署名は、ICカードリーダライタやAdobeなどの専用機材、専用ソフトを用いて行います。これらの機器やソフトを持っていない方は新たに購入する必要があるため、費用が発生します。
紙でのやり取りが不要な電子署名ですが、パソコン1台で手続きがすべて完了するわけではありません。電子定款への電子署名には、専用の機材などが必要です。電子定款作成に必要なものは以下の通りです。
自分で電子定款を作成するための具体的な5ステップを解説します。
紙定款でも電子定款でも、まずは定款の作成が必要です。定款に記載すべき内容は定められています。記載すべき内容は、絶対的記載事項・相対的記載事項・任意的記載事項の3つです。記載例などを調べて、まずは定款を作成しましょう。定款作成方法に決まりはありませんが、MicrosoftのWordを用いて作成する方法が一般的です。
作成した定款をPDFファイルに変換します。定款をWordで作成した方は、標準機能でPDFへの変換が可能です。保存する際に、ファイルの種類でPDFを選択しましょう。
また、可能であれば、役場へメールやFAXなどで作成した定款を送付して内容に問題がないかを確認してもらいましょう。定款は、会社法で記載すべき内容に基準が定められています。作成した定款が会社法に準拠しているか、事前に確認しておきましょう。
PDF化した定款に電子署名するためには、マイナンバーカードへの電子証明書の記録が必要です。住民票のある市区町村役場にマイナンバーカードを持参し、窓口で申請書を記入しましょう。マイナンバーカードに電子証明書を記録してもらうことができます。電子証明書の発行・記録の手数料は原則無料です。
電子証明書を記録したマイナンバーカードをICカードリーダライタを利用して読み込みます。ICカードリーダライタを持っていない方は、新たに用意しましょう。用意するICカードリーダライタがマイナンバーカードに対応しているか確認してください。ICカードリーダライタは1,000円～5,000円程度で購入可能です。
最後に、PDF化した定款に電子署名をします。まず、登記・供託オンライン申請システムでPDF署名プラグインソフト、公的個人認証サービスで利用者クライアントソフトをダウンロードしてください。これらのソフト自体は無料ですが、PDF署名プラグインソフトを利用するにはAdobe Acrobatが必要です。
インストールしたソフトとAdobe Acrobatを用いて、定款に電子署名をおこないます。
定款に電子署名をおこなっただけでは、まだ定款は効力がありません。役場への認証手続きが必要です。認証手続きの流れを解説します。
オンラインで電子定款を提出します。まずは、登記・供託オンライン申請システムに申込者の情報の登録が必要です。その後、案内に従って申請用総合ソフトをダウンロードします。ダウンロードした申請用総合ソフトで電子定款を提出すれば、提出手続きの完了です。
オンラインで提出した電子定款の認証が完了したら、役場に定款データを取りに行く必要があります。役場から電話などで連絡が来るため、定款データを取りに行く日程を決めてください。
予約した日程で、役場に定款データを取りに行きます。定款データを受け取る際に必要なものは以下の通りです。
無事、定款データを受け取れば、電子定款の手続きはすべて完了となります。
今まで電子定款を自分で作成する方法を紹介しました。電子定款を自分で作成することはもちろん可能ですが、行政書士や税理士などの専門家への依頼もできます。
報酬額も2万円～3万円とそこまで高いわけではありません。
電子定款を税理士などの専門家へ任せることで、確実な手続きの完了が可能です。
また、電子定款を自分で作成・提出するには専用の機材やソフトの用意に加え、時間と労力がかかります。会社設立時はさまざまな手続きに追われるため、専門家へ相談し効率よく会社の設立手続きをおこないましょう。
税理士は税務面でのサポートが本業です。会社設立時に税務のプロからサポートを受けることで、節税効果も期待できます。電子定款の作成や税務面でのサポートは、ぜひ税理士に相談してみてください。
電子定款を自分で作成する方法を解説しました。電子定款は紙定款に比べて、印紙代がかからないことがメリットですが、先述した通り専用の機材やソフトのダウンロードが必要です。また、電子定款を利用する場合も定款を作成しなければなりません。
さらに会社を設立する際には、定款の作成だけでなく、登記や社会保険の手続きなどやらなければいけないことがたくさんあります。
自分で手続きをするのが不安な方、会社設立に関する事務手続きはプロに任せて事業に集中したいという方は千代田区神田の千代田税理士法人にぜひご相談ください。
初回相談は無料ですので、お気軽にお問い合わせください。
