竹橋駅5分/神保町駅10分
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会計ソフトを導入する際、クラウド会計ソフトと従来のインストール型会計ソフトのどちらを導入するか悩む人は珍しくありません。そもそも「クラウド会計ソフト」とは従来の「インストール型会計ソフト」とどう違うのかと悩んでいないでしょうか。
クラウド会計ソフトとは、インターネット経由で会計処理をおこなうためのソフトウェアのことです。従来のインストール型会計ソフトと違い、場所や時間に縛られないなどの特徴があります。
今回は、クラウド会計ソフトのメリットとデメリット、導入手順を解説します。導入すべき会社も分かる内容になっています。
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目次
クラウド会計ソフトとは、インターネット経由で会計処理をおこなうためのソフトウェアのことです。従来のインストール型会計ソフトは、ユーザーが自身のパソコンに直接インストールして利用します。一方、クラウド会計ソフトはインターネット上のサーバーにインストールされ、ユーザーはブラウザやアプリケーションからアクセスして使用します。
クラウド会計ソフトの具体的な特徴としては以下があります。
| 特徴 | 内容 |
| 場所や時間に縛られない | ・インターネット環境があればどこからでもアクセス可能 ・出先や自宅でも処理可能 |
| 自動更新・バックアップ | ・ソフトウェアの自動更新 ・クラウド上で自動的なデータのバックアップ |
| 多人数での 共有・作業が容易 | ・許可された複数のユーザーが同時にアクセス・作業可能 ・リモートワークやチームで作業可能 |
クラウド会計ソフトを利用すると、業務の効率化やリモートワークの支援など、現代の働き方に合った形での作業ができます。
クラウド会計ソフトと従来のインストール型会計ソフトの違いは以下です。
| クラウド会計ソフト | インストール型会計ソフト | |
| インストール | 不要 | 必要 |
| ネット環境 | 必要 | 不要 |
| 料金 | 月額制 or 年額制 | パッケージ型 or インストール型 |
| バージョンアップ | 不要 | 必要 |
| OS | Windows、Mac両方に対応 | ソフトによって違う |
| 仕訳の入力 | 自動仕訳に対応 | 基本は手入力 |
クラウド会計ソフトは、インターネットが接続できる場所や時間に関係なく作業できます。自宅や出先からでも確認できますが、インターネットが接続できない環境では利用できません。
一方、従来のインストール型会計ソフトは、ソフトウェアがインストールされている特定のパソコンでしか利用できません。そのパソコンを利用している時間と場所でのみ使用可能ですが、ネット環境に左右されずに利用できます。
クラウド会計ソフトのメリットは以下の9つが考えられます。
クラウド会計ソフトは、インターネットを通じてアクセスし、利用します。パソコンの知識があまりなくてもクラウド会計ソフトを使えば、パソコンに会計ソフトをインストールしなくても利用できます。
またパソコンを買い換えたとしても、インターネットに接続すれば、買い換える前と同じようにクラウド会計ソフトを利用できます。
WindowsからMacへの買い替えも可能です。購入予定のパソコンが、会計ソフトに対応しているか確認する必要がありません。
クラウド会計ソフトは、インターネットにつながるデバイスがあれば利用可能です。中にはパソコンだけでなく、タブレットやスマホのアプリに対応しているクラウド会計ソフトもあります。
従来のインストール型会計ソフトの場合、法改正などで新しいバージョンがリリースされると、ユーザー自身がアップデートされた情報をインストールする必要があります。しかしクラウド会計ソフトの場合、バージョンアップはサーバー上で自動的におこなわれます。
新しい機能が追加されたりセキュリティが強化されたりしても、ユーザーは何もする必要がありません。自動的に最新のバージョンが利用でき、最新の機能やセキュリティが強化されます。
クラウド会計ソフトは、法改正に随時対応します。サービスを提供する企業が、最新の法律に準拠した状態に更新してくれるからです。
今後は、適格請求書（インボイス）への対応が考えられます。納付する税金にも影響する恐れがあるため、注意しましょう。
クラウド会計ソフトは、銀行口座やクレジットカードと連携して、取引データを自動的に取得できます。自動取得した取引データの内容は、会計ソフトに反映されます。
通帳には、取引先からの入金や経費の自動引き落としなど、日々さまざまな取引がおこなわれています。取引ごとに入力するのは手間がかかります。しかし、クラウド会計ソフトを利用すれば、手動のデータ入力作業を減らし、事務負担の軽減ができます。
クラウド会計ソフトは、簿記や会計の知識がない人でも手軽に利用できます。具体的な操作手順や機能の説明が分かりやすく表示され、必要な情報を正確に入力可能です。操作方法が分からない場合は、電話やメールなどで対応してくれるサービスもあります。
簿記や会計の知識が少なかったり、会計ソフトの操作方法に不安だったりする場合は、サポートサービスの内容を確認しましょう。
クラウド会計ソフトは、ユーザーの大切なデータを安全に保管しています。サーバーに保存されるデータは高度なセキュリティ技術で保護され、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを抑えます。
また、データが自動的にバックアップされるため、災害や機器の故障でデータが失われる心配が少ないでしょう。
しかしデータが安全に管理されていても、漏洩リスクはあります。IDやパスワードが外部に漏れないように注意しましょう。
クラウド会計ソフトはインターネットがつながっていれば、どこからでも利用できます。自宅や出先でも、時間や場所を問わずにリアルタイムに経営状況を把握できます。
例えば、出張中のホテルからでも入力可能です。隙間時間に、その日に使った領収書を入力すると作業効率が上がります。出先で突然試算表が必要になっても、インターネットに接続できれば必要なデータの確認も可能です。
クラウド会計ソフトを使用すれば経営者や経理担当者、顧問税理士とスムーズにデータを共有できます。同じデータが共有されるため、円滑なコミュニケーションが図れます
また、インターネット上でデータが共有され、自宅のパソコンからでも操作可能です。オフィスで作業する必要がなく、在宅勤務を希望する人や遠方の人でも作業できます。地域に関係なく求人を募集でき、人手不足の解消が期待できます。
クラウド会計ソフトのデメリットは以下の5つが考えられます。
クラウド会計ソフトは通常、月額または年額の利用料金が発生します。初期費用が不要でも、毎月のランニングコストがかかります。従来のインストール型会計ソフトに比べて、長期的に考えるとコストが高くなる恐れがあります。
しかし、法改正や税制改正に伴うバージョンアップの手間や費用はかかりません。
クラウド会計ソフトを利用するには、インターネットに接続できる環境が必要です。言い換えれば、インターネットに接続できないと、クラウド会計ソフトは利用できません。インターネットの接続が不安定な場所では利用できないため、会計ソフトを利用する際は、事前にインターネット環境の確認が大切です。
クラウド会計ソフトはインターネット経由で使用するため、データ通信料が発生します。自宅やオフィスのWi-Fiを利用する場合は問題ないでしょう。しかし、モバイルデータを使って外出先で使用すると、その通信料が高額になる恐れがあります。
通信量が高額にならないためにも、インターネットの料金プランを確認しましょう。
会計ソフトの処理スピードは、インターネットの接続状況に左右されます。インターネットの接続が不安定な場合や通信速度が遅い場合は、クラウド会計ソフトの処理速度が低下する恐れがあります。従来のインストール型に比べて遅く、ストレスを感じる場面もあるでしょう。
特に、大量のデータを処理する際や、リアルタイムでの情報共有が必要な場合に、支障をきたす恐れがあります。処理スピードが遅いと感じる場合は、ブラウザやスペックの高いパソコンへの変更を検討しましょう。
クラウド会計ソフトの普及が進んでいる一方で、クラウド会計に対応できる税理士は少数です。「顧問税理士がクラウド会計に対応できないため断念した」などのケースは珍しくありません。
クラウド会計ソフトの導入は、勘定科目や消費税の設定などが必要です。導入時の設定を間違えると正しい処理ができないため、クラウド会計に対応できる税理士への相談をおすすめします。
クラウド会計ソフトは、データを共有する時間や場所に縛られないなどの特徴がありますが、どの企業にも導入が必要なわけではありません。
具体的には、クラウド会計ソフトを導入すべき会社は以下の3つが考えられます。
・リモートワークを導入している、検討している会社
従業員が自宅で働くリモートワークの普及に伴い、クラウドサービスのニーズは増えています。
・複数の拠点や部門がある会社
クラウド会計ソフトはデータを共有できるため、複数の拠点や部門がある会社にとって便利です。経営者や管理者はデータを一元的に管理し、リアルタイムで情報の把握ができます。
・会計業務を効率化したい会社
クラウド会計ソフトは、自動化機能やリアルタイムのデータ分析により、会計業務の効率化が図れます。従業員の作業負担を軽減し、ほかの重要な業務に集中できます。
一方、従来のインストール型会計ソフトを導入したほうがよい会社は、以下が考えられます。
・インターネット環境が安定していない会社
・業種特有の複雑な会計処理をおこなう会社
・長期的なコストを抑えたい会社
クラウド会計ソフトと従来のインストール型会計ソフトには、それぞれメリットとデメリットがあり、自社に合った会計ソフトの導入が大切です。
クラウド会計ソフトの導入をスムーズに進めるには、以下の3ステップがポイントです。
ステップ1：顧問税理士がクラウド型会計に対応しているか確認する
ステップ2：データを移行できるように準備する
ステップ3：データを連携するための準備をする
決算などを税理士に依頼している場合は、顧問税理士がクラウド会計ソフトに対応しているかの確認が大切です。クラウド会計ソフトの導入には、消費税情報や勘定科目などの設定が必要です。導入にあたって顧問税理士への相談が増えますが、顧問税理士がクラウド会計ソフトに対応していないと正しく設定できない恐れがあります。
また、クラウド会計ソフトの導入は監査方法などにも影響します。事前に顧問税理士に、クラウド会計ソフト導入後の対応を確認しましょう。
次に、既存の会計データを新しいクラウド会計ソフトに移行するための準備をします。データの移行ができれば、入力の手間が省けます。
移行準備と同時にデータの整理や、移行のタイミングなどを決定しましょう。
最後に、クラウド会計ソフトと、ほかのシステムとのデータを連携するための準備をします。具体的には銀行口座、クレジットカードなどの連携です。
クラウド会計ソフトは銀行口座やクレジットカードと連携し、自動取得した取引データの内容を会計ソフトに反映できます。データ連携の準備は面倒に感じるかもしれませんが、事務負担の軽減が期待できます。
クラウド会計ソフトは、従来のインストール型会計ソフトと違い、場所や時間に縛られないなどの特徴があります。簿記や会計の知識がなくても手軽に使え、銀行口座やクレジットカードのデータの連携で事務負担を軽減できます。自宅や出先からでもリアルタイムで経営状況が把握可能です。
リモートワークを導入している・検討している会社や、会計業務を効率化したい会社に向いているでしょう。
クラウド会計の導入には、消費税情報や勘定科目などの設定が必要です。正しい設定をするためにも、税理士への相談をおすすめします。
クラウド会計ソフトの普及が進んでいる一方で、クラウド会計に対応できる税理士は少数です。千代田税理士法人はクラウド会計に対応しております。初回無料相談を実施しているので、お気軽にご相談ください。
